Más garantías para la confidencialidad de los libros contables de empresas
En un mundo cada vez más informatizado, el Legislador tiende a adaptar poco a poco las normas vigentes a esa realidad con el fin de agilizar trámites y obligar, en la medida de lo posible, a que los ciudadanos cumplan con la Administración por vía telemática en lugar de presencial. Informatizarlo todo, olvidarse de lo analógico y crear grandes bases de datos de fácil consulta se ha convertido en el futuro de lo público –aunque con cierto retraso con respecto a lo privado-, pero ello genera otro debate: el de la seguridad y protección de esos datos. Precisamente el Boletín Oficial del Estado (BOE) acaba de publicar una Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) que persigue establecer mecanismos de seguridad y cifrado de los ficheros de los libros de empresarios remitidos electrónicamente para su legalización ante el Registro Mercantil. El objetivo: proteger la confidencialidad de ciertos datos.
Esta Instrucción, con fecha de 1 de julio de 2015, complementa y aclara la dictada el pasado 12 de febrero de 2015, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores y su internacionalización. Ambas tienen el fin de facilitar y simplificar la presentación electrónica de los libros de los empresarios en un entorno de mayor seguridad jurídica. ¿El motivo? Desde que se aprobó la Ley 14/2013, todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a la ley deben legalizarse telemáticamente en el Registro después de su cumplimentación en soporte electrónico en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Ya no es posible la legalización de libros en blanco ni en soporte papel.
Como respuesta, la instrucción parte del “innegable derecho de los sujetos obligados a mantener la confidencialidad de determinados aspectos de la gestión empresarial”.
Cuestión de seguridad
El texto recién publicado responde, según ha explicado el Ministerio de Justicia, a las quejas de ciertos colectivos que aseguran que determinados libros obligatorios deben acceder a esa legalización ante el Registro Mercantil en un formato electrónico cerrado, y no abierto, ya que, conforme a la legislación vigente, los ficheros que contienen los libros de los empresarios no se deben conservar en el Registro Mercantil ni, por tanto, se puede dar publicidad de su contenido. De hecho, legalmente el Registro Mercantil sólo conserva copia de la certificación de legalización de los libros, pero nunca de su contenido.
Para proteger este contenido, legalmente ‘cerrado’ al ámbito de la empresa, se fijan varias medidas:
- Los ficheros que contengan los libros remitidos telemáticamente para su legalización, en tanto que ficheros temporales presentados con la única finalidad de llevar a cabo su legalización, serán objeto de borrado inmediato una vez que el registrador haya expedido la certificación de legalización y, en caso de que se haya calificado la presentación como defectuosa y no haya sido objeto de subsanación, cuando caduque el asiento de presentación.
- El registrador mercantil podrá emitir publicidad formal exclusivamente del contenido del Libro Diario y del Libro de legalizaciones en el que se reflejará la circunstancia de haberse practicado, suspendido o denegado la legalización así como, en su caso, el contenido de la certificación de legalización a que se refiere la norma vigesimoprimera de la Instrucción de 12 de febrero de 2015.
- El procedimiento de recepción y gestión de los ficheros presentados telemáticamente que contengan los libros cuya legalización se demande asegurará la trazabilidad informática de los trámites realizados y de las personas que en ellos hayan intervenido.
Además, si el archivo está encriptado, ni el registrador ni el personal a su cargo podrán tener acceso a su contenido.
La respuesta no se ha hecho esperar: según el Ministerio, la Asociación de Emisores Españoles (que engloba a empresas cotizadas españolas) ha expresado su «satisfacción por la publicación de esta Instrucción», y ello porque «contribuye a asegurar la confidencialidad de su información sensible y facilita, al mismo tiempo, una adaptación progresiva al nuevo sistema de legalización telemática de los libros de los empresarios, que supone un régimen caracterizado por una mayor seguridad jurídica».